§ 1 Postanowienia ogólne

1. Organizatorem konkursu „Pokaż, jak celebrujesz jesień z GROOVE Mocktails” (dalej: „Konkurs”) oraz fundatorem nagród jest XL Energy Marketing Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Złotej 59, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000183133, NIP 5252294831, REGON 015598075, BDO 000041079, o kapitale zakładowym 18 177 500 zł (dalej: „Organizator”).

2. Konkurs jest prowadzony na zasadach określonych w niniejszym regulaminie (dalej: „Regulamin”) oraz zgodnie z prawem polskim. Stanowi przyrzeczenie publiczne nagrody za najlepszą pracę w rozumieniu art. 919–921 Kodeksu cywilnego. O przyznaniu nagród decyduje ocena Komisji Konkursowej według kryteriów wskazanych w § 5, a nie losowanie.

3. Konkurs nie stanowi gry losowej, loterii ani innej gry hazardowej w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych.

4. Konkurs nie jest sponsorowany, popierany ani administrowany przez Instagram lub Meta ani z nimi powiązany. Instagram i Meta nie są organizatorami ani fundatorami nagród. W zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa każdy Uczestnik zwalnia Instagram i Meta z odpowiedzialności związanej z organizacją i przeprowadzeniem Konkursu. Pytania i reklamacje dotyczące Konkursu należy kierować do Organizatora.

5. Kontakt z Organizatorem w sprawach Konkursu jest możliwy pod adresem e-mail: groove@groove.com.pl oraz w wiadomości prywatnej do profilu @groove_mocktails w serwisie Instagram.

§ 2 Czas i miejsce Konkursu

1. Konkurs jest organizowany na terytorium Polski, w serwisie Instagram, z wykorzystaniem oficjalnego profilu marki GROOVE Mocktails: https://www.instagram.com/groove_mocktails/ (dalej: „Profil Organizatora”).

2. Zgłoszenia są przyjmowane od 29 października 2026 r. do 30 listopada 2026 r. do godz. 23:59. Wszystkie terminy i godziny wskazane w Regulaminie odnoszą się do czasu obowiązującego w Polsce.

3. Ocena zgłoszeń nastąpi 3 grudnia 2026 r., a ogłoszenie wyników 4 grudnia 2026 r. Czynności związane z weryfikacją laureatów, wydaniem nagród i rozpatrywaniem reklamacji mogą być wykonywane po zakończeniu przyjmowania zgłoszeń.

§ 3 Uczestnicy Konkursu

1. Uczestnikiem Konkursu może być pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, zamieszkała na terytorium Polski, posiadająca aktywne konto w serwisie Instagram i biorąca udział w Konkursie poza prowadzoną działalnością gospodarczą (dalej: „Uczestnik”).

2. W Konkursie nie mogą brać udziału pracownicy Organizatora, osoby współpracujące przy organizacji Konkursu oraz członkowie ich rodzin: wstępni, zstępni, małżonkowie, rodzice małżonków, rodzeństwo oraz osoby pozostające z nimi w stosunku przysposobienia.

3. Udział w Konkursie jest dobrowolny. Przed zgłoszeniem Uczestnik powinien zapoznać się z Regulaminem. Dokonanie zgłoszenia na zasadach opisanych w § 4 oznacza akceptację Regulaminu.

§ 4 Zasady zgłaszania prac

1. Zadanie konkursowe polega na stworzeniu autorskiego, kreatywnego zdjęcia lub materiału wideo stanowiącego interpretację hasła: „Pokaż, jak celebrujesz jesień z GROOVE Mocktails” (dalej: „Praca Konkursowa”). Obowiązkowym elementem Pracy Konkursowej jest widoczna, rzeczywista puszka napoju GROOVE Mocktails.

2. Aby zgłosić Pracę Konkursową, Uczestnik musi w terminie wskazanym w § 2 ust. 2 opublikować ją na swoim publicznym profilu na Instagramie jako post ze zdjęciem, karuzelę zdjęć lub film, w tym Reels. W opisie publikacji należy umieścić hashtag #jesieńzgroove oraz oznaczenie profilu @groove_mocktails. Same relacje Stories, wiadomości prywatne i komentarze nie stanowią zgłoszenia konkursowego.

3. Zgłoszeniem jest publikacja spełniająca wszystkie wymagania ust. 1–2. Praca Konkursowa, jej opis oraz profil Uczestnika muszą pozostawać publicznie dostępne od dokonania zgłoszenia do 14 grudnia 2026 r. do godz. 23:59.

4. Uczestnik może zgłosić więcej niż jedną różną Pracę Konkursową. Ponowna publikacja tej samej pracy nie stanowi odrębnego zgłoszenia. Każda prawidłowo zgłoszona praca podlega osobnej ocenie, jednak jeden Uczestnik może otrzymać tylko jedną nagrodę, za najwyżej ocenioną pracę.

5. Uczestnik ma swobodę wyboru stylu, długości materiału i miejsca wykonania pracy, z zachowaniem wymagań Regulaminu oraz przepisów prawa. Praca musi być zgodna z zasadami serwisu Instagram.

6. Uczestnik musi posiadać prawa i zezwolenia niezbędne do zgłoszenia Pracy Konkursowej oraz jej wykorzystania w zakresie określonym w § 7. Dotyczy to także muzyki, nagrań, grafik, fotografii oraz wizerunków osób występujących w pracy. Samo udostępnienie utworu muzycznego w bibliotece Instagrama nie przesądza o prawie Organizatora do jego ponownej publikacji lub wykorzystania poza serwisem.

7. Nie będą dopuszczone do oceny Prace Konkursowe:

a) zgłoszone po terminie, niedostępne publicznie lub niespełniające obowiązkowych warunków zgłoszenia;

b) naruszające przepisy prawa, prawa autorskie, prawa do wizerunku, dobra osobiste, prawa własności przemysłowej lub zasady ochrony danych osobowych;

c) zawierające treści nawołujące do nienawiści, dyskryminacji lub przemocy, treści faszystowskie, pornograficzne, wulgarne albo naruszające przyjęte normy obyczajowe;

d) ujawniające bez odpowiedniego uprawnienia dane osób trzecich lub zawierające prywatne dane kontaktowe, w szczególności adresy zamieszkania, numery telefonów lub adresy e-mail; zakaz nie obejmuje dozwolonego wykorzystania wizerunku ani nazwy konta wymaganej do zgłoszenia;

e) naruszające zasady serwisu Instagram lub przedstawiające markę GROOVE Mocktails albo marki konkurencyjne w sposób bezprawny, obraźliwy lub zniesławiający;

f) w których zdjęcie, film lub istotne elementy obrazu zostały wygenerowane albo zastąpione przy użyciu generatywnej sztucznej inteligencji (AI); dopuszczalne są zwykły montaż, kadrowanie, korekcja kolorów, odszumianie i automatyczne napisy, o ile nie służą do generowania lub podmieniania przedstawionych osób, produktów lub scen;

g) zawierające widoczną ekspozycję lub promocję alkoholu, marek alkoholowych, opakowań alkoholu albo sytuacji jednoznacznie związanych ze spożywaniem alkoholu. Prace powinny odpowiadać charakterowi marki GROOVE Mocktails jako napojów bezalkoholowych 0,0%.

8. Organizator może zwrócić się do Uczestnika o wyjaśnienia lub dokumenty niezbędne do weryfikacji konkretnego zgłoszenia, wyznaczając termin nie krótszy niż 3 dni kalendarzowe. Żądanie powinno być uzasadnione, proporcjonalne i ograniczone do informacji niezbędnych do weryfikacji. O wykluczeniu zgłoszenia lub Uczestnika Organizator informuje w wiadomości prywatnej, podając przyczynę. Uczestnik może złożyć reklamację zgodnie z § 9.

§ 5 Ocena prac i wybór zwycięzców

1. Nad prawidłowym przebiegiem Konkursu czuwa Komisja Konkursowa powołana przez Organizatora (dalej: „Komisja”). Komisja ocenia prawidłowo zgłoszone Prace Konkursowe i ustala ranking miejsc od 1 do 10.

2. Komisja dokona oceny 3 grudnia 2026 r. Przy ocenie zastosuje następujące kryteria, w podanej kolejności znaczenia:

a) kreatywność i oryginalność interpretacji zadania konkursowego;

b) atrakcyjność i pomysłowość prezentacji produktu GROOVE Mocktails;

c) estetyka i spójność wykonania Pracy Konkursowej.

3. Zgodność z Regulaminem jest warunkiem dopuszczenia pracy do oceny. Liczba polubień, komentarzy, wyświetleń i obserwujących nie stanowi kryterium przyznania nagrody.

4. W razie równorzędnej oceny Komisja przeprowadzi dodatkową ocenę porównawczą zainteresowanych prac, w pierwszej kolejności według kryterium kreatywności i oryginalności. Rozstrzygnięcie następuje przez głosowanie Komisji, bez losowania. Komisja dokumentuje ranking i uzasadnienie wyboru w protokole.

5. W Konkursie przewidziano 10 zwycięzców: jednego zdobywcę nagrody głównej za 1. miejsce, dwóch zdobywców nagród za 2. i 3. miejsce oraz siedmiu zdobywców nagród za miejsca od 4. do 10. Każda nagroda stanowi jeden zestaw opisany w § 6.

6. Jeżeli kilka prac tej samej osoby znajdzie się na miejscach premiowanych nagrodą, osoba ta otrzymuje nagrodę za najwyżej ocenioną pracę, a pozostałe miejsca zajmują kolejni Uczestnicy z rankingu. Jeżeli liczba prawidłowych zgłoszeń od różnych Uczestników jest mniejsza niż 10, przyznaje się odpowiednio mniejszą liczbę nagród, począwszy od 1. miejsca.

7. Wyniki zostaną ogłoszone 4 grudnia 2026 r. na Profilu Organizatora przez publikację nazw kont laureatów i zajętych miejsc. Organizator prześle również laureatom wiadomości prywatne z Profilu Organizatora. Publikacja pełnego imienia i nazwiska lub zdjęcia profilowego wymaga odrębnego uzgodnienia z laureatem oraz odpowiednich uprawnień.

8. Komisja może ustalić listę rezerwową. Jeżeli laureat utraci prawo do nagrody na zasadach określonych w § 6, nagrodę otrzymuje kolejny uprawniony Uczestnik z listy rezerwowej. W przypadku braku takiej osoby nagroda pozostaje nieprzyznana. O zmianie laureata Organizator informuje na Profilu Organizatora.

§ 6 Nagrody i sposób ich wydania

1. Organizator przewiduje następujące nagrody:

a) 1. miejsce — nagroda główna: voucher/karta podarunkowa do sieci sklepów Douglas o wartości 1000 zł oraz zestaw GROOVE Mocktails, mix smaków, 24 puszki. Wartość zestawu napojów wynosi 150,96 zł brutto, a łączna wartość tej części nagrody 1150,96 zł brutto;

b) 2. i 3. miejsce — po jednym voucherze/karcie podarunkowej do sieci sklepów Douglas o wartości 400 zł oraz po jednym zestawie GROOVE Mocktails, mix smaków, 24 puszki. Wartość zestawu napojów wynosi 150,96 zł brutto, a łączna wartość tej części nagrody dla każdego laureata 550,96 zł brutto;

c) miejsca od 4. do 10. — po jednej świecy sojowej Wosk i Knot Cynamonowe Rollsy o gramaturze 250 g, o wartości 79,90 zł brutto oraz po jednym zestawie GROOVE Mocktails, mix smaków, 24 puszki, o wartości 150,96 zł brutto. Łączna wartość tej części nagrody dla każdego laureata wynosi 230,86 zł brutto.

2. Łącznie przewidziano 10 zestawów: 1 zestaw za 1. miejsce, 2 zestawy za miejsca 2. i 3. oraz 7 zestawów za miejsca od 4. do 10. Vouchery/karty podarunkowe są realizowane zgodnie z warunkami ich emitenta i można je wykorzystać zarówno w perfumeriach stacjonarnych DOUGLAS, jak i na douglas.pl. Vouchery/karty podarunkowe są wielokrotnego użytku — dostępne środki można wykorzystywać stopniowo i są ważne do końca 2027 r. Wraz z voucherem laureat otrzyma dokładne informacje o terminie ważności, miejscach i zasadach realizacji oraz ewentualnych ograniczeniach. Organizator przekaże voucher/kartę podarunkową ważne w dniu ich wydania.

3. Jeżeli nagroda podlega opodatkowaniu na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, laureat otrzymuje dodatkową nagrodę pieniężną przeznaczoną w całości na pokrycie zryczałtowanego podatku dochodowego od łącznej wartości nagrody określonej w ust. 1 oraz dodatkowej nagrody pieniężnej. Przy stawce podatku 10% i wartościach wskazanych w ust. 1 dodatkowa nagroda pieniężna wynosi: 128 zł za 1. miejsce, 61 zł dla każdego laureata za 2. i 3. miejsce oraz 26 zł dla każdego laureata za miejsca od 4. do 10., z uwzględnieniem ustawowych zasad zaokrąglania. Łączna wartość nagrody po takim powiększeniu wynosi odpowiednio 1278,96 zł, 611,96 zł oraz 256,86 zł. Jeżeli zastosowanie ma ustawowe zwolnienie z podatku, dodatkowa nagroda pieniężna nie przysługuje.

4. Dodatkowa nagroda pieniężna, o której mowa w ust. 3, nie jest wypłacana laureatowi. Organizator, jako płatnik, pobiera ją przed wydaniem pozostałej części nagrody i odprowadza jako należny zryczałtowany podatek dochodowy do właściwego urzędu skarbowego. Laureat przekazuje wyłącznie dane niezbędne do wykonania rzeczywiście ciążących na Organizatorze obowiązków podatkowych.

5. Laureat powinien skontaktować się z Organizatorem w wiadomości prywatnej wysłanej ze zwycięskiego konta do Profilu Organizatora do 11 grudnia 2026 r. do godz. 23:59 i przekazać imię i nazwisko, adres doręczenia na terytorium Polski oraz numer telefonu do obsługi dostawy. Ewentualne dane podatkowe Organizator pozyskuje odrębnie, wskazując ich niezbędny zakres i bezpieczny sposób przekazania. Nie należy publikować tych danych w komentarzach.

6. Jeżeli zgłoszone dane są niekompletne lub wymagają wyjaśnienia, Organizator wyznaczy laureatowi dodatkowy termin nie krótszy niż 3 dni kalendarzowe. Laureat traci prawo do nagrody w razie braku kontaktu w terminie wskazanym w ust. 5, odmowy przekazania danych niezbędnych do wydania nagrody lub rozliczenia podatku po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu, podania świadomie nieprawdziwych danych uniemożliwiających wydanie nagrody albo stwierdzenia niespełnienia warunków udziału lub naruszenia zasad mającego wpływ na wynik Konkursu. Organizator informuje laureata o przyczynie utraty prawa do nagrody w wiadomości prywatnej. Przysługuje mu prawo reklamacji.

7. Nagrody zostaną doręczone na koszt Organizatora na adresy w Polsce w terminie 30 dni od otrzymania kompletnych danych niezbędnych do ich wydania i rozliczenia. Osoba z listy rezerwowej otrzymuje 7 dni kalendarzowych od wysłania jej wiadomości o przyznaniu nagrody na przekazanie danych; pozostałe zasady stosuje się odpowiednio.

8. Prawo do nagrody nie może zostać przeniesione na inną osobę. Laureat nie może żądać zamiany nagrody na gotówkę ani na inne świadczenie, z zastrzeżeniem uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 7 Prawa autorskie i wizerunek

1. Praca Konkursowa może stanowić utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Autorskie prawa majątkowe do Pracy Konkursowej pozostają przy osobach uprawnionych. Udział w Konkursie nie powoduje ich przeniesienia na Organizatora.

2. Z chwilą prawidłowego zgłoszenia Pracy Konkursowej Uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznej licencji na korzystanie z niej przez okres 5 lat od zgłoszenia, bez ograniczeń terytorialnych wynikających z dostępności Internetu, wyłącznie w celu przeprowadzenia i promocji Konkursu, prezentacji jego wyników oraz relacji z Konkursu. Licencja obejmuje:

a) utrwalanie i zwielokrotnianie techniką cyfrową oraz drukarską, w tym zapis w pamięci urządzeń, na serwerach i nośnikach danych;

b) publiczne wystawienie, wyświetlenie i odtworzenie;

c) publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp do pracy w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności na stronie www.groove.com.pl oraz w oficjalnych kanałach Organizatora w mediach społecznościowych;

d) wykorzystanie w drukowanych materiałach informacyjnych dotyczących Konkursu i jego wyników oraz w wewnętrznych sprawozdaniach z Konkursu.

3. Licencja obejmuje również prace nienagrodzone i jest udzielana bez odrębnego wynagrodzenia. Nagroda nie stanowi dodatkowego wynagrodzenia za rozszerzenie licencji. Wykorzystanie pracy w innych kampaniach reklamowych, niezwiązanych z Konkursem, wymaga odrębnego uzgodnienia z uprawnionymi.

4. Uczestnik zezwala na wykonywanie i korzystanie z opracowań pracy w zakresie niezbędnym do celów wskazanych w ust. 2, obejmującym kadrowanie, dostosowanie rozmiaru lub formatu, dodanie napisów, logo i informacji o Konkursie oraz skrócenie materiału. Zmiany nie mogą naruszać autorskich praw osobistych, dóbr osobistych ani przedstawiać osób występujących w pracy w obraźliwym lub wprowadzającym w błąd kontekście.

5. Organizator może udzielać sublicencji podmiotom obsługującym Konkurs i jego komunikację wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania tych zadań, w granicach celu, czasu i pól eksploatacji określonych powyżej. Korzystając z pracy publicznie, Organizator oznacza jej autora nazwą konta konkursowego, chyba że autor uzgodni inny sposób oznaczenia.

6. Jeżeli Praca Konkursowa przedstawia rozpoznawalny wizerunek Uczestnika, Uczestnik zezwala na jego rozpowszechnianie jako elementu tej pracy w celach, kanałach i okresie określonych w ust. 2. Zezwolenie nie obejmuje automatycznie zdjęcia profilowego ani innych materiałów z konta Uczestnika. Zamieszczając w pracy własny wizerunek, Uczestnik wyraża zgodę na jego przetwarzanie przez Organizatora w tym samym celu i okresie. Zamieszczenie własnego wizerunku jest dobrowolne; można zgłosić pracę bez przedstawiania osób. Zgodę na przetwarzanie danych można cofnąć zgodnie z § 10 ust. 10.

7. Przed zgłoszeniem pracy Uczestnik uzyskuje od każdej przedstawionej w niej osoby wymagane prawem zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku przez Organizatora w zakresie opisanym w niniejszym paragrafie, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek od obowiązku uzyskania zezwolenia. W przypadku dzieci należy uzyskać wymagane zezwolenia ich przedstawicieli ustawowych. Oświadczenie Uczestnika nie zastępuje zezwoleń innych osób. Na uzasadnione żądanie Organizatora Uczestnik przedstawia ich potwierdzenie.

8. Przed wykorzystaniem pracy Organizator może uzgodnić przekazanie pliku źródłowego oraz sprawdzić zakres praw do muzyki i innych elementów pochodzących od osób trzecich. Licencja udzielona przez Uczestnika nie rozszerza uprawnień wynikających z licencji na takie elementy.

9. W sprawach dotyczących wizerunku i zgód można kontaktować się z Organizatorem pod adresem groove@groove.com.pl. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych oparte na zgodzie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie oznacza zrzeczenia się ustawowej ochrony dóbr osobistych.

§ 8 Oświadczenia Uczestnika

1. Zgłaszając Pracę Konkursową, Uczestnik oświadcza, że:

a) spełnia warunki udziału wskazane w § 3;

b) jest autorem Pracy Konkursowej i posiada uprawnienia potrzebne do jej zgłoszenia oraz udzielenia licencji w zakresie § 7; jeśli korzysta z elementów osób trzecich, posiada odpowiednie licencje lub inne wymagane zezwolenia;

c) zgłoszenie oraz korzystanie z pracy w dozwolonym zakresie nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności praw autorskich, praw do wizerunku, dóbr osobistych ani praw własności przemysłowej;

d) uzyskał wymagane zezwolenia osób przedstawionych w pracy i jest uprawniony do przekazania Organizatorowi danych niezbędnych do realizacji Konkursu;

e) zapoznał się z Regulaminem oraz zasadami serwisu Instagram i będzie ich przestrzegać.

2. Oświadczenia Uczestnika nie wyłączają odpowiedzialności Organizatora za korzystanie z Pracy Konkursowej poza zakresem udzielonych uprawnień. Odpowiedzialność za ewentualne naruszenia ocenia się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 9 Postępowanie reklamacyjne

1. Uczestnik może złożyć reklamację dotyczącą organizacji, przebiegu lub wyników Konkursu oraz wydania nagrody: e-mailem na adres groove@groove.com.pl albo pisemnie na adres Organizatora wskazany w § 1 ust. 1, z dopiskiem lub tytułem „Reklamacja – Pokaż, jak celebrujesz jesień z GROOVE Mocktails”. List polecony nie jest wymagany.

2. Reklamacja powinna zawierać nazwę konta Uczestnika, opis zastrzeżeń oraz adres e-mail lub adres korespondencyjny do odpowiedzi. Uczestnik może wskazać proponowany sposób rozwiązania sprawy. Jeżeli do rozpatrzenia reklamacji potrzebne są dodatkowe informacje, Organizator zwróci się o ich uzupełnienie.

3. Reklamacje w ramach procedury regulaminowej można składać przez 60 dni od ogłoszenia wyników, a jeżeli dotyczą wydania nagrody — przez 60 dni od jej doręczenia albo od dnia, w którym powinna zostać doręczona. Termin ten nie ogranicza ustawowych uprawnień Uczestnika ani nie skraca terminów przedawnienia roszczeń. Dla reklamacji pocztowej liczy się data nadania, a dla elektronicznej data wysłania.

4. Organizator, przy udziale Komisji, udzieli odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania, na papierze albo innym trwałym nośniku, w szczególności e-mailem. Odpowiedź zawiera rozstrzygnięcie i uzasadnienie. Prośba o uzupełnienie informacji nie przedłuża ustawowego terminu odpowiedzi, jeżeli termin taki ma zastosowanie.

5. Skorzystanie z procedury reklamacyjnej jest dobrowolne i nie stanowi warunku dochodzenia roszczeń przed sądem.

6. Organizator nie odpowiada za zakłócenia w działaniu Instagrama i połączeń telekomunikacyjnych wynikające z przyczyn, za które zgodnie z przepisami prawa nie ponosi odpowiedzialności. Postanowienie to nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności Organizatora za jego własne działania lub zaniechania, za które odpowiada na podstawie prawa.

§ 10 Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Uczestników i laureatów jest XL Energy Marketing Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ul. Złotej 59, o danych rejestrowych wskazanych w § 1 ust. 1. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych i realizacji praw: groove@groove.com.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

2. Administrator przetwarza nazwę konta na Instagramie, treść zgłoszenia i dane zawarte w Pracy Konkursowej oraz korespondencję konkursową. W przypadku laureatów przetwarza również dane niezbędne do wydania nagrody i wykonania obowiązków podatkowych, a w przypadku reklamacji — dane potrzebne do jej rozpatrzenia. Dane są pozyskiwane od Uczestnika, w tym z jego publicznego zgłoszenia na Instagramie.

3. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach:

a) przyjęcie i ocena zgłoszeń, weryfikacja uprawnień, kontakt z Uczestnikami, ogłoszenie wyników przy użyciu nazw kont, wydanie nagród i dokumentowanie Konkursu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem Administratora jest prawidłowa realizacja przyrzeczenia publicznego oraz zapewnienie przejrzystości i rzetelności Konkursu;

b) wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi;

c) obsługa reklamacji oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest wyjaśnianie zgłoszonych zastrzeżeń i ochrona praw Administratora, a w zakresie wymaganym przepisami prawa także art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

d) publikacja wizerunku na podstawie udzielonej zgody w celach opisanych w § 7 — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest odrębna od licencji na prawa autorskie i zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku.

4. Odbiorcami danych mogą być podmioty obsługujące Konkurs, dostawcy usług informatycznych i pocztowych, przewoźnicy, podmioty świadczące obsługę księgową i prawną oraz organy publiczne uprawnione do otrzymania danych. Zakres udostępnienia jest ograniczony do celu i niezbędnych danych. Opublikowane nazwy kont laureatów oraz prace udostępnione zgodnie z § 7 są dostępne odbiorcom tych publikacji.

5. Konkurs jest prowadzony w serwisie Instagram, którego dostawca przetwarza dane także na własnych zasadach określonych w polityce prywatności Meta: https://privacycenter.instagram.com/policy/. Korzystanie z platformy może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Informacje o stosowanych przez dostawcę platformy podstawach i zabezpieczeniach transferów znajdują się w tej polityce. Informacje o transferach dokonywanych przez Administratora lub jego podmioty przetwarzające, jeżeli takie występują, w tym podstawie transferu i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń, można otrzymać pod adresem wskazanym w ust. 1.

6. Dane związane z obsługą zgłoszeń są przechowywane do zakończenia Konkursu, wydania nagród i zakończenia procedury reklamacyjnej. W niezbędnym zakresie dane i dokumenty mogą być następnie przechowywane dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń do upływu właściwego terminu przedawnienia: co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata, liczonych według przepisów Kodeksu cywilnego, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na bieg przedawnienia. Nie oznacza to zachowywania wszystkich danych przez najdłuższy z tych okresów.

7. Dokumentacja podatkowa jest przechowywana przez okres wymagany prawem, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na przedawnienie zobowiązania. Dokumentacja rachunkowa jest przechowywana przez okres wymagany przepisami rachunkowymi. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do jej cofnięcia albo zakończenia wskazanego celu, nie dłużej niż przez okres określony w § 7; po cofnięciu zgody można zachować niezbędny dowód jej udzielenia i wykorzystania dla ochrony przed roszczeniami na odrębnej podstawie prawnej.

8. Podanie danych potrzebnych do zgłoszenia jest dobrowolne, ale bez nich udział w Konkursie nie jest możliwy. Podanie danych niezbędnych do doręczenia nagrody jest warunkiem jej wydania, a przekazanie danych wymaganych prawem podatkowym jest konieczne do wykonania tych obowiązków. Uczestnik nie ma obowiązku zamieszczania w pracy swojego wizerunku ani wizerunku innych osób.

9. Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Przysługuje jej także prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawo przenoszenia danych przysługuje w przypadkach określonych w art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.

10. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją cofnąć w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Każda osoba ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Administrator nie podejmuje wobec Uczestników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Uczestnika. Prace ocenia Komisja.

12. Jeżeli w pracy zamieszczono dane innych osób, Uczestnik przekazuje tym osobom niniejszą informację o przetwarzaniu danych przed zgłoszeniem pracy. W takim przypadku źródłem danych jest zgłoszenie Uczestnika, a przetwarzane dane obejmują wizerunek i inne informacje zawarte w pracy. Administrator odpowiada za wykonanie obowiązków informacyjnych wymaganych przez art. 14 RODO; samo oświadczenie Uczestnika nie zwalnia go z tych obowiązków.

§ 11 Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie www.groove.com.pl, w poście dotyczącym Konkursu w sekcji Newsroom, w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie. Informacja o dostępie do Regulaminu zostanie zamieszczona na Profilu Organizatora.

2. Organizator stosuje zasady Regulaminu jednakowo wobec wszystkich Uczestników. Wykluczenie Uczestnika wymaga wskazania konkretnej podstawy i nie ogranicza prawa do reklamacji oraz dochodzenia roszczeń.

3. Ewentualne sprostowania oczywistych omyłek nie mogą pogarszać warunków udziału, ograniczać praw nabytych ani zmieniać zasad oceny zgłoszonych prac. Informacje o sprostowaniu są publikowane w miejscu udostępnienia Regulaminu i na Profilu Organizatora.

4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, przepisy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisy o ochronie danych osobowych. Regulamin nie wyłącza ani nie ogranicza praw Uczestnika wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

5. Spory związane z Konkursem rozstrzyga sąd właściwy zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.